Datenschutzhinweise
Der HAKI e.V. im Folgenden „HAKI“ muss zur Erfüllung seiner Aufgaben (vgl. Satzung, Geschäftsordnung) personenbezogene Daten verarbeiten.
„Personenbezogene Daten“ werden in Artikel 4 Nummer 1 und die „Verarbeitung“ in Artikel 4 Nummer 2 DSGVO definiert.
Personenbezogene Daten sind demnach alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (betroffene Person) beziehen. Zur Verarbeitung gehören unter anderem das Erheben, die Speicherung, die Veränderung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.
Bei Fragen oder zur Geltendmachung deiner Rechte wende dich bitte an den Vorstand und die datenschutzbeauftragte Person:
Anschrift: Vorstand, HAKI e.V., Walkerdamm 17, 24103 Kiel
E-Mail-Adresse: datenschutz@haki-sh.de
Alle Personen, deren Daten durch die HAKI verarbeitet werden, haben folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO),
- Recht auf Berichtigung oder Löschung
(Artikel 16 und 17 DSGVO), - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
(Artikel 18 DSGVO), - Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO),
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
(Artikel 21 DSGVO).
Werden personenbezogene Daten aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) – freiwillige Einwilligung – verarbeitet, kann diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft durch die betroffene Person widerrufen werden, ohne dass diese deswegen Nachteile zu befürchten hätte.
Wenn du der Meinung bist, dass eine Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, hast du außerdem nach Art. 13
Abs. 2 d) DSGVO das Recht, dich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Anschrift: Holstenstraße 98, 24103 Kiel
E-Mail-Adresse: mail@datenschutzzentrum.de
___________________________________________________________
Folgende personenbezogenen Daten werden durch die HAKI verarbeitet:
1.) Datenverarbeitungen, die potenziell alle betreffen
1.1) Datenverarbeitung bei Nutzung der HAKI-Webseite aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) (berechtigtes Interesse)
1.1.1) Real Cookie Banner: Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien (Tracking-Pixel, Web-Beacons etc.) und diesbezüglicher Einwilligungen setzen wir das Consent Tool „Real Cookie Banner“ ein. Details zur Funktionsweise von „Real Cookie Banner“ findest du unter https://devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung/.
Informationen zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit optionalen Diensten auf dieser Webseite können in den Privatsphäre-Einstellungen des Cookie-Banners eingesehen werden.
1.1.2) PayPal: Auf der HAKI-Website ist ein Spendenbutton des Dienstes PayPal integriert. Beim Betätigen des PayPal-Spendenbuttons wird eine Verbindung zwischen deinem Browser und dem PayPal-Server hergestellt und es werden personenbezogene Daten übermittelt. Informationen über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch PayPal findest du unter https://www.paypal.com/myaccount/privacy/privacyhub
1.2) Bei Korrespondenz entstehende personenbezogene Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a), b), f) verarbeitet werden (freiwillige Einwilligung, Vertrag, berechtigtes Interesse):
1.2.1) Aufgrund freiwilliger Einwilligung: Bei Korrespondenz zwischen dir und der HAKI (z.B. Post, E-Mail, Feedback-Formular der Webseite) werden i.d.R. personenbezogene Daten verarbeitet (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Korrespondenz, …). Diese Daten werden nur so lange gespeichert wie dies für den Zweck (Anlass) der Korrespondenz notwendig ist. Erlischt der Zweck oder wird der Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO widersprochen werden die Daten innerhalb 1 Monats gelöscht.
1.2.2) Aufgrund eines Vertrages und berechtigten Interesses: Wenn es sich um eine Nachricht handelt, die mit der Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen notwendig ist, gelten die entsprechenden Aufbewahrungsfristen. Insbesondere für Bewerbungsunterlagen gilt folgendes Verfahren: Diese werden zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird kein Anstellungsvertrag mit der sich bewerbenden Person geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen 3 Monate nach Bekanntgabe der Absage-Entscheidung gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen. Falls berechtigtes Interesse besteht, kann die Frist verlängert werden, beispielsweise bei einer Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Nach Ablauf der Frist werden die Daten innerhalb 1 Monats gelöscht.
1.3) Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b), c) verarbeitet werden (Vertrag, rechtliche Verpflichtung)
1.3.1) Wenn du von der HAKI Schlüssel, Spendendosen, Fahrzeuge oder weitere Gegenstände ausleihst, werden in einem Übergabeprotokoll deine Daten dokumentiert. Das Übergabeprotokoll mit deinen personenbezogenen Daten wird nach Rückgabe der Gegenstände für maximal 1 Jahr aufbewahrt und dann zerstört.
1.3.2) Wenn du bei der HAKI einen Ausgabenantrag, eine Auslagenerstattung, eine Fahrtkostenerstattung, eine Aufwandsentschädigung oder weitere Anträge stellst oder Belege (Quittungen) einreichst oder verlangst (wie eine Spendenquittung), werden für die Überweisung oder Ausstellung personenbezogene Daten von dir aufgenommen und buchhalterisch verarbeitet. Dazu zählen mindestens Nachname, Vorname und IBAN.
Finanztransaktionsdaten in Finanz-Büchern und -Aufzeichnungen (also Daten auf z.B. Kontoauszügen) müssen entsprechend nach AO §147 Abs. (3) 10 Jahre aufbewahrt werden und werden nach Ablauf dieser Frist gelöscht.
Daten, die zu Buchungsbelegen gehören, also Daten auf Ausgabenanträgen, Auslagenerstattungen, Fahrtkostenerstattungen, Aufwandsentschädigungen, Belegen, Spendenquittungen oder weiteren Anträgen müssen entsprechend nach AO §147 Abs. (3) 8 Jahre aufbewahrt werden und werden nach Ablauf dieser Frist gelöscht.
1.3.3) Wenn du dir Medien aus der HAKI-Bibliothek ausleihst, werden in einem Ausleihschein deine Daten dokumentiert. Der Ausleihschein mit deinen personenbezogenen Daten (Name, Kontaktmöglichkeit, ausgeliehene Medien) wird nach Rückgabe der Medien für maximal 6 Wochen aufbewahrt und dann vernichtet.
1.4) Daten zu Dokumentationszwecken, die Aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) verarbeitet werden (berechtigtes Interesse)
Wenn eine Person gegen die Satzung oder das Leitbild verstößt, kann der Vorstand diese Person aus der HAKI ausschließen und ggf. ein Hausverbot erteilen. Zur Dokumentation des Ausschlusses müssen personenbezogene Daten gespeichert werden. Die Speicherdauer wird für den Einzelfall durch den Vorstand entschieden.
___________________________________________________________
2.) Verarbeitung von Daten für die Mitgliederverwaltung
Mitglieder sind alle diejenigen Personen, die nach Antrag auf Mitgliedschaft, durch Zustimmung des Vorstands Mitglieder im HAKI e.V. geworden sind. Ihre Pflichten, wie z.B. die Zahlung des Mitgliedsbeitrags, sind in der Vereinssatzung geregelt auf https://haki-sh.de/verein.
2.1) Mitgliederdaten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b), c) verarbeitet werden (Vertrag, rechtliche Verpflichtung)
2.1.1) Damit die Aufgaben der Mitgliederverwaltung erfüllt werden können, müssen mindestens Nachname, Vorname und Anschrift verarbeitet werden. Zu den Aufgaben gehört z.B. die Einladung zur Mitgliederversammlung. Die Angaben der personenbezogenen Daten von Mitgliedern ist im Mitgliedsantrag/-vertrag geregelt. Der Mitgliedsvertrag muss entsprechend nach AO §147 Abs. (3) 6 Jahre nach Kündigung/Ausschluss aufbewahrt werden und wird nach Ablauf der Frist gelöscht.
2.1.2) Für die Abrechnung des Mitgliedsbeitrags benötigen wir zur Verarbeitung deinen Nachnamen, Vornamen und IBAN. Finanztransaktionsdaten in Finanz-Büchern und -Aufzeichnungen (also Daten auf z.B. Kontoauszügen) müssen entsprechend nach AO §147 Abs. (3) 10 Jahre aufbewahrt werden und werden nach Ablauf dieser Frist gelöscht.
2.1.3) Die Kündigung der HAKI-Mitgliedschaft bzw. Vereinsaustritt ist jederzeit möglich. Die Kündigung muss schriftlich per E-Mail an mitglieder@haki-sh.de oder per Brief erfolgen. Bei Vereinsaustritt werden die Daten gelöscht, für die keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Wir benötigen hierfür einen Verarbeitungszeitraum von maximal sechs Wochen.
2.2) Mitgliederdaten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) verarbeitet werden (freiwillige Einwilligung)
2.2.1) Die Einladung zur Mitgliederversammlung erhältst du per E-Mail, sofern du dies als bevorzugten Kommunikationsweg gewählt hast. Wir speichern also deine E-Mail-Adresse und pflegen diese in ein Mailing-Verteiler-Tool ein. Durch eine schriftliche Mitteilung an die HAKI, kannst du den Kommunikationsweg jederzeit ändern, sodass deine E-Mail-Adresse bei uns gelöscht wird. Die Einladung zur Mitgliederversammlung gehört zu den Vereinspflichten, deshalb muss mindestens ein Kommunikationsweg gewählt werden.
2.2.2) Hast du in den Erhalt weiterer Infos per E-Mail eingewilligt, so speichern wir deine E-Mail-Adresse in einem Mailing-Verteiler-Tool zum Versand. Du kannst die Löschung deiner E-Mail-Adresse per E-Mail beantragen an mitglieder@haki-sh.de .
2.2.3) Beim Austritt aus dem Verein wird deine E-Mail-Adresse aus allen Verzeichnissen und Mailing-Verteiler-Tools gelöscht.
2.2.4) Andere freiwillige Daten sind: Geburtsjahr für statistische Zwecke; Telefonnummer für eine weitere Kontaktmöglichkeit bei kurzfristigem Klärungsbedarf im Kontext Mitgliederverwaltung.
___________________________________________________________
3.) Verarbeitung von Ehrenamtlichen-Daten
Ehrenamtliche sind alle diejenigen Personen, die im Namen der HAKI freiwillige, entgeltlose Tätigkeiten übernehmen. Also i.d.R. Personen, die in den Vorstand gewählt wurden, die Gruppen leiten, die Gruppen besuchen (regel- oder unregelmäßig) oder die anderweitig, vereinbart Posten oder Tätigkeiten im Namen der HAKI übernehmen (z.B. bei Stand-Betreuung, Veranstaltungen, Archiv-Arbeiten usw.). Alle hier genannten Datenverarbeitungen finden nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) , f) DSGVO (Vertrag, zur Erfüllung des Vereinszwecks) statt .
3.1) Wenn du eine Gruppe (Arbeitsgruppe, Gastgruppe oder Projektgruppe) der HAKI leitest, speichern wir die Informationen, um welche Gruppe es sich handelt und die von dir unterschriebene Verpflichtungserklärung zur Vertraulichkeit mit deinen dort angegebenen personenbezogenen Daten.
3.2) Wenn du anderweitig in der HAKI ehrenamtlich tätig bist und dabei personenbezogene Daten anderer Menschen (z.B. im Beratungsteam) sowie vereinsinterne Informationen (z.B. Archiv-Arbeit) verarbeitest, speichern wir die Informationen, um welche Tätigkeit es sich handelt und die von dir unterschriebene Verpflichtungserklärung zur Vertraulichkeit mit deinen personenbezogenen Daten.
3.3) Da die Verpflichtungserklärung zur Vertraulichkeit über das Ende der (ehrenamtlichen) Tätigkeit hinaus besteht, bewahren wir diese so lange auf, wie du lebst oder die im Rahmen der Tätigkeit erlangten Informationen vertraulich sind.
3.4) Ist für deine Tätigkeit in der HAKI ein (erweitertes) Führungszeugnis notwendig (z.B. bei der Arbeit mit Kindern und Jugendlichen), wird die Sichtung des Führungszeugnisses durch die Geschäftsführung schriftlich unter Angaben von deinen personenbezogenen Daten dokumentiert. Diese personenbezogenen Daten beinhalten deinen Nachnamen, Vornamen, Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses und der Vermerk, dass keine einschlägigen Vorstrafen aufgeführt sind. Beendest du deine ehrenamtliche Tätigkeit in der HAKI, bei der das Führungszeugnis notwendig ist, kannst du die HAKI über o.g. Kontaktmöglichkeiten in Kenntnis setzen und wir löschen die Dokumentation innerhalb 1 Monats.